Privacyverklaring: Nieman Mediation & Juridische Dienstverlening

Dit is de privacyverklaring van J.A.H. Nieman, handelend voor en namens Nieman Mediation & Juridische Dienstverlening, gevestigd te Groningen, met als correspondentieadres: Moddermanlaan 15 te 9721 GK Groningen (hierna: de mediator). Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van de cliënten, potentiële cliënten en andere personen die de website bezoeken of contact hebben met Nieman Mediation & Juridische Dienstverlening.

In deze privacyverklaring kunt u informatie vinden over hoe Nieman Mediation & Juridische Dienstverlening omgaat met persoonsgegevens. Als u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen heeft over de wijze waarop er wordt omgegaan met persoonsgegevens, als u gebruik wilt maken van uw in deze privacyverklaring genoemde rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”), of andere wet- en regelgeving over persoonsgegevens, of als u een klacht wilt indienen over het gebruik van uw persoonsgegevens kunt u contact met de mediator  opnemen via telefoon: 06-15331588 of een e-mail zenden aan: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. met uw vraag/verzoek als partij of betrokkene op het gebied van privacy. Als u niet tevreden bent over de afhandeling van uw klacht of als u uw klacht liever niet bij ons indient, kunt u deze ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via de website autoriteitpersoonsgegevens.nl.

De mediator is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en zal daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid betrachten en uiteraard de regels die voortvloeien uit de AVG naleven.

Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Mediationdossier 
Indien u een opdracht aan de mediator verstrekt, verwerkt de mediator persoonsgegevens die u en de andere partij(en) in uw zaak aan de mediator verstrekken. Dit zijn in ieder geval uw contactgegevens zoals uw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Verder gaat het om persoonsgegevens die relevant zijn voor het dossier. Afhankelijk van het onderwerp van de mediation kan het daarbij ook gaan om gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens.

Facturering
Indien u een opdracht aan de mediator verstrekt, verwerkt de mediator ook gegevens die nodig zijn voor het sturen van facturen en verwerken van betalingen voor de diensten die de mediator verricht. Naast uw contactgegevens gaat het om uw bankrekeningnummer en eventuele andere betalingsgegevens.

Contact
Indien u contact met de mediator opneemt via de e-mail of via de telefoon verwerkt de mediator de gegevens die u verstrekt. Het gaat dan om de contactgegevens die u aan de mediator verstrekt, zoals naam en de reden waarom u contact zoekt (bijvoorbeeld omdat u een vraag heeft).

Voor welke doeleinden en op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?

Mediationdossier
De mediator gebruikt de persoonsgegevens die u heeft verstrekt in het kader van een mediationopdracht om het mediationdossier te behandelen. Omdat het kan zijn dat er gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens verwerkt worden tijdens het mediationtraject (en dit van tevoren niet altijd duidelijk is), vraagt de mediator u om toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken. U geeft deze toestemming door de mediationovereenkomst te tekenen. Als u deze toestemming niet geeft kunt u helaas geen gebruik maken van de diensten van de mediator, omdat de mediator de diensten niet kan uitvoeren zonder persoonsgegevens te verwerken die relevant zijn voor het dossier.

U heeft het recht om uw toestemming weer in te trekken. De mediator mag dan geen gegevens meer van u verwerken. De mediator kan vanaf het moment van intrekking van de toestemming geen diensten meer voor u verrichten, en zal het mediationdossier dan onmiddellijk moeten sluiten.

Facturering
De betalingsgegevens die u heeft verstrekt, worden gebruikt om werkzaamheden te factureren. Deze verwerking is noodzakelijk om de overeenkomst die u met de mediator sluit uit te voeren.

Contact
De contactgegevens die u aan de mediator verstrekt worden gebruikt om contact met u op te nemen indien nodig, bijvoorbeeld om een vraag te beantwoorden. De mediator verwerkt deze persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigd belang, namelijk het belang van het kunnen uitoefenen van de werkzaamheden van de mediator en het verkrijgen van nieuwe opdrachten.

Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?

Mediationdossier
Het mediationdossier en de persoonsgegevens die daarin zijn opgenomen worden in beginsel gedurende twintig jaar nadat het dossier gesloten is bewaard. Dit in verband met de maximale verjaringstermijn. In uitzonderingsgevallen wordt een dossier langer dan twintig jaar bewaard, bijvoorbeeld indien de verjaringstermijn wordt gestuit of indien de mediator van mening is dat er een ander gerechtvaardigd belang is om het dossier langer te bewaren.

Administratie
De administratie waaronder de facturen en andere bescheiden waarop de persoonsgegevens van partijen vermeld zijn wordt gedurende een periode van zeven jaar na afloop van het boekjaar bewaard. Dit om te kunnen voldoen aan de fiscale bewaarplicht.

Overige contactgegevens
De overige contactgegevens worden bewaard gedurende één jaar na het laatste contact, tenzij u eerder een verzoek bij ons indient om deze te verwijderen.

Met wie delen wij uw gegevens?

Uw gegevens worden opgeslagen in een digitaal en papieren dossier en kunnen voorkomen in 
e-mails die de mediator verstuurt of ontvangt, en worden daarmee opgeslagen door de ICT provider.

Indien u, of een andere partij die betrokken was bij een mediation, een klacht tegen de mediator indient die betrekking heeft op de behandeling van een mediationdossier waarin uw persoonsgegevens staan opgenomen, kunnen uw persoonsgegevens worden verstrekt aan de Stichting Kwaliteit Mediators (SKM) en/of aan de Stichting Tuchtrechtspraak Mediation (STM). Uw gegevens worden door beide instanties vertrouwelijk behandeld.

De mediator verstrekt uw gegevens verder niet aan derden, tenzij de mediator op grond van geldende wet- en regelgeving verplicht wordt bepaalde gegevens te verstrekken, bijvoorbeeld aan de politie in het kader van een opsporingsonderzoek of in het geval wanneer u daarvoor voorafgaande toestemming heeft gegeven.

Hoe worden uw gegevens beveiligd?

De mediator heeft passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang door derden.

Wat zijn uw rechten?

U heeft de volgende rechten:

1. Het recht op inzage in uw persoonsgegevens en het ontvangen van een kopie daarvan.
2. Het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens indien deze niet juist of onvolledig zijn.
3. Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en/of – in bepaalde gevallen - het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens.
4. In bepaalde gevallen: het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’).
5. Het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en die gegevens aan een ander over te dragen.

Voor meer informatie over deze rechten en wanneer u die kunt uitoefenen: zie artikelen 15 tot en met 20 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

U kunt uw rechten uitoefenen door contact met de mediator op te nemen via het aan het begin van de privacyverklaring genoemde e-mailadres of telefoonnummer.

Wijzigingen

Er kan soms iets veranderen in de persoonsgegevens die de mediator  verwerkt of de toepasselijke regelgeving. In dat geval kan de mediator deze privacyverklaring aanpassen. Bij ingrijpende wijzigingen zal de mediator u per e-mail van de wijziging op de hoogte brengen.